1. Terminy. Przed rozpoczęciem transkrypcji, pierwszym i podstawowym krokiem jest zadanie sobie pytania ''Czy zdążę wykonać zlecenie na czas?". Wpływ na decyzję ma kilka czynników. Jednym z nich jest oczywiście długość nagrania, podczas gdy drugi to "zawartość" i jakość pliku audio (liczbę rozmówców, szumy tła, sposób mówienia). Im gorsza jakość pliku audio, a także im większa ilość osób zabierających głos (nakładanie na siebie kilku głosów, przez co potrzebny jest kilkukrotny odsłuch), tym więcej czasu będziemy musieli poświęcić na transkrypcję. Pod uwagę należy też wziąć czas niezbędny do ponownego odczytania i nanoszenia ewentualnych poprawek, a także chwilowe przerwy, na przykład co pół godziny nagrania.
2. Gramatyka i interpunkcja. Jednym z najważniejszych punktów, na które należy zwracać uwagę przy transkrypcji, jest gramatyka i interpunkcja. Niestosowanie się do zasad gramatyki i interpunkcji może powodować problemy w czytaniu, a także sprawiać, że tekst będzie niespójny lub w ogóle zmieni się sens zdania. Nie należy ślepo polegać na narzędziach do sprawdzania pisowni i edytorach tekstu, ponieważ często mogą one zawierać błędy, dla przykładu, jeżeli zamierzamy napisać wyraz "też", jednak przez pomyłkę zapiszemy "tez", to edytor nie podkreśli nam tego wyrazu, jako błąd, ponieważ wyraz "tez" jest słowem jak najbardziej podobnym, a jakże innym od zamierzonego. Z interpunkcją wydaje się być nieco gorzej, ponieważ edytor tekstu nie oznaczy nam, gdzie należy postawić przecinek, a gdzie nie powinno go być, zatem zasad interpunkcji trzeba się po prostu nauczyć. Ciekawym przykładem na to, jakie znaczenie ma czasem jeden niewinny przecinek, niech będzie zdanie - wyrok dla więźnia:
Powiesić, nie można uwolnić.
Powiesić nie można, uwolnić.
Dlatego właśnie tak ważna jest znajomość interpunkcji i gramatyki. Mając tego świadomość już na początku pracy, oszczędzimy sobie czas, jaki musielibyśmy poświęcić na późniejszy odczyt i poprawki.
3. Formatowanie. Mimo że formatowanie nie wydaje się być najważniejszym punktem transkrypcji, ponieważ sztandarowe jest dokładne odwzorowanie nagrania i jego poprawny gramatycznie i interpunkcyjnie zapis, to jednak prawidłowe sformatowanie ułatwia odczyt i sprawia, że transkrypcja po prostu dobrze wygląda. Aby tekst wyglądał estetycznie, już na początku pracy powinniśmy ustawić odpowiednią czcionkę, akapity, odpowiednie odstępy pomiędzy wierszami, aby tekst był czytelny. Tekst nie powinien być wyśrodkowany, a każda wypowiedź powinna być wyraźnie oddzielona od poprzedniej, tak aby nie zlewały się ze sobą. Warto również wyróżnić na przykład pytania od odpowiedzi (pogrubić pytania), jeśli na przykład mamy do czynienia z wywiadem. Jeżeli sformatujemy tekst, oszczędzimy pracy naszemu klientowi, który musiałby zrobić to samodzielnie. Dobrze sformatowany tekst powinien wyglądać mniej więcej tak:
Marcin: Oglądałem wczoraj kolejny odcinek naszego ulubionego serialu.
Michał: Niech zgadnę, pewnie zastrzelili głównego bohatera?
Marcin: [pauza] Nie. Otruli go.
A nie tak:
Marcin: Oglądałem wczoraj kolejny odcinek naszego
ulubionego serialu.
Michał: Niech zgadnę, pewnie zastrzelili głównego bohatera ?
Marcin: [pauza] Nie. Otruli go.
4. Niezrozumiałe słowa. Nawet w nagraniu, które jest bardzo dobrej jakości, może się zdarzyć jakiś niezrozumiały wyraz. Na szczęście jest to jednak rzadko spotykane. Gorzej, jeżeli nagranie jest słabo słyszalne, jest dużo szumów w tle lub też w rozmowie bierze udział wiele osób. Wtedy możemy być pewni, że zdarzą się jakieś niezrozumiałe słowa lub nawet zdania. Jeżeli znajdziemy się w takiej sytuacji i nawet kilkukrotny odsłuch nie pomaga w zrozumieniu, niesłyszalne słowo lub zdanie należy oznaczyć jako niezrozumiałe (warto wyróżnić to miejsce kolorem i dodatkowo zapisać czas, w jakim wystąpiło). Nie zaleca się "wymyślania" wyrazu na podstawie kontekstu zdania, ani parafrazowania, ponieważ w łatwy sposób można zmienić sens wypowiedzi, a nie to jest celem transkrypcji. Rozsądniej jest zostawić takie słabo słyszalne miejsce dla klienta, bo być może on będzie w stanie rozszyfrować, czego mogła dotyczyć dana wypowiedź. Niekiedy jednak szumy mogą na tyle utrudniać rozpoznanie wyrazu lub zdania, że ich zapis nie jest zupełnie możliwy, wtedy warto w takie miejsce wpisać frazę "-wypowiedź niezrozumiała-" i odróżnić ją, na przykład kursywą, od reszty tekstu.
5. Ponowny odczyt i korekta. Jest to ostatni, ale nie mniej ważny etap jakiejkolwiek transkrypcji audio. Nawet, jeśli zastosujemy się do wszystkich powyższych kroków i będziemy bacznie zwracać uwagę na każde zapisywane słowo, to jednak może się okazać, że jakiś błąd zostanie przeoczony, "zjemy" gdzieś literkę, zapomnimy o przecinku lub co gorsza o jakimś wyrazie. Dlatego jest wskazane, aby ponownie odczytać transkrypcję i nanieść ewentualne poprawki przed oddaniem jej do klienta. Korekta jednak powinna odbywać się po krótkiej przerwie, kiedy nasze oczy odpoczną. Najlepiej wykorzystać taką przerwę na przewietrzenie się. Taki krótki odpoczynek zwiększa naszą skuteczność w wychwytywaniu ewentualnych błędów i braków, a ponadto może się okazać, że wypoczęci będziemy w stanie rozpoznać niezrozumiałe wcześniej momenty w nagraniu.
Powyższe punkty to tak naprawdę kilka, na które trzeba zwracać uwagę, aby w końcu osiągnąć perfekcję w wykonywaniu transkrypcji. Nie ulega wątpliwości, że po drodze każdy nabędzie własne doświadczenia i nawyki, a także indywidualne preferencje, które pozwolą na sprawne i szybkie spisywanie transkrypcji. Jeśli jednak dopiero zaczynasz swoją przygodę z transkrypcją, to dobrym punktem wyjścia będzie zastosowanie się do tych pięciu punktów, o których przeczytałeś. Z pewnością znacznie ułatwi i przyspieszy to pracę.
